Nieuwe wet op privacy (AVG) in het kort
Wij zijn druk bezig om onze organisatie voor te bereiden op de AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het is de Nederlandse uitwerking van de Europese General Data Protection Regulation (GDPR).
Wij hebben namelijk als BijlesAcademie V.OF iedere dag te maken met het verwerken en beschermen van persoonsgegevens omdat wij werken met persoonsgegevens van (jonge) leerlingen.
Wij houden ons nu aan vijf vuistregels voor privacy.
- Doelbepaling en doelbinding; wij verwerken uitsluitend gegevens als daarvoor een duidelijk, vooraf bepaald doel is geformuleerd.
- Grondslag; wij verwerken de persoonsgegevens alleen als er een wettelijke basis voor is. Een sprekend voorbeeld is het plaatsen van een foto op de website en/of social media. De enige grondslag op basis hiervan, dient te zijn vastgelegd en specifiek door toestemming van ouders te zijn gegeven.
- Dataminimalisatie; we leggen als BijlesAcademie V.O.F. niet meer gegevens vast en delen niet meer dan strikt noodzakelijk is.
- Data integriteit; we waken ervoor dat de gegevens die we invoeren correct zijn en we controleren of ze kloppen.
- Transparantie; we respecteren de privacy van leerlingen en ouders. We kunnen uitleggen welke gegevens we gebruiken en waarvoor.
Verder zijn er een aantal vragen die wij ons stellen zoals:
- Met welk doel leggen wij dit vast?
- Mogen wij deze gegevens wel zomaar delen of is er toestemming nodig?
- Schrijven wij niet meer op dan noodzakelijk en doen we dit zorgvuldig?
- En waar dienen wij ouders expliciet over te informeren?
Als we hierop een duidelijk antwoord hebben, vergroten we het bewustzijn. Dit is voor ons van belang voor nu en zeker ook een belangrijk aandachtspunt voor in de toekomst.
Want los van alle regels, technische maatregelen en juridische termen zijn we bezig als BijlesAcademie V.O.F. om de overgang te maken, zodat we zorgvuldig(er) om kunnen gaan met betrekking tot de privacy van al onze leerlingen en hun ouders/verzorgers.
Mei 2018
Bescherming persoonsgegevens
Wij nemen de privacy van persoonsgegevens serieus. BijlesAcademie V.O.F. zal je persoonlijke gegevens niet aan derden verkopen. Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Over ons
Onze gegevens zijn:
BijlesAcademie V.O.F.
Sem Presserhof 67
1087 JE Amsterdam
www.bijlesacademie.nl wordt beheerd door Olivier Wijnen en Iro Edobor.
Welke gegevens verzamelen we nu precies?
Wanneer jij je voor één van onze producten en/of diensten ( workshop, training, (groeps)bijles, informatieavond, lezing enz. ) inschrijft zal aan jou gevraagd worden je gegevens in te vullen. Wij verwerken alleen de gegevens die je zelf aan ons verstrekt.
Dit kunnen de volgende gegevens zijn:
- Voor- en achternaam
- Bedrijfsnaam
- Straat en huisnummer
- Postcode en woonplaats
- Telefoonnummer privé/werk
- E-mailadres
- Geboortedatum
- Schoolgegevens en inlogcodes Magister/SomToday of anders
- Bankgegevens (in geval van machtiging automatische incasso)
Met welk doel gebruiken we de persoonsgegevens?
De gegevens worden verzameld en opgeslagen voor de volgende doeleinden:
- Je voornaam, e-mailadres en telefoonnummer die je invult bij een formulier voor een offerteaanvraag en/of contactformulier, worden gebruikt om een offerte te kunnen maken en/of te antwoorden op de contactaanvraag.
- Je voornaam, achternaam, straat, huisnummer, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, die je invult bij het aanmeldformulier, worden gebruikt om een verslag te kunnen maken.
- Bij inschrijving voor huiswerkbegeleiding, bijlessen en trainingen gebruiken we alleen die gegevens die nodig zijn om jou zo goed mogelijk te helpen.
- Je voornaam en e-mailadres gebruiken we voor het sporadisch verzenden van informatieve mails. Je kunt elk moment aangeven deze mails liever niet te ontvangen.
- Bankrekeningnummer en naam voor de machtiging automatische incasso
Delen van gegevens met derden
BijlesAcademie V.O.F. deelt jouw persoonsgegevens met verschillende derden, als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst, om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens.
Een goed voorbeeld waarbij wij een verwerkersovereenkomst hebben is HOMi, ons online leerlingvolgsysteem, FacturenSturen.nl en Finandon B.V Financiele Administratie Online. In de toekomst zullen we met meerdere bedrijven zo’n overeenkomst aangaan om onze dienstverlening uit te breiden.
Jouw gegevens op bijlesacademie.nl
Wanneer je je hebt aangemeld voor een informatie avond, workshop, training, huiswerkbegeleiding, bijles, een individueel onderzoek of een contactformulier hebt ingevuld voor een andere dienst en in de toekomst geen e-mail van ons wilt ontvangen, kun je je te allen tijde weer uitschrijven door contact met ons op te nemen.
Je e-mailadres wordt meteen uit ons bestand verwijderd en zal niet worden bewaard.
Beveilig persoonsgegevens
BijlesAcademie V.O.F. neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@bijlesacademie.nl
Social Media
Wij willen het voor jou graag zo makkelijk mogelijk maken om de content van onze website te delen via Social Media. Dit kan onder andere door middel van Social Media (share) buttons.
Van de volgende Social Media Platforms hebben wij de buttons geplaatst. Lees de privacyverklaringen van de respectievelijke Social Media platforms om te weten hoe zij omgaan met privacy.
BijlesAcademie V.O.F. is te vinden op FaceBook en Instagram.
Links
Op onze website kun je links naar externe websites aantreffen. Door op een link te klikken ga je naar een website buiten bijlesacademie.nl om. Het kan zijn dat deze externe websites gebruik maken van cookies. Graag verwijzen wij hiervoor naar de cookie- of privacyverklaring van de betreffende website.
(Wettelijke) Bewaartermijn
Wij bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen. Wanneer jij je uitschrijft voor mails, word je op een uitschrijflijst gezet die NIET meer gemaild wordt. Evenwel blijf je nog een paar maanden in het systeem. De uitschrijflijst wordt elk kwartaal definitief verwijderd.
Wanneer je klant bent, worden de facturen met jouw gegevens behandeld met een bewaartermijn volgens de wettelijke verplichtingen.
Deze gegevens worden binnen 1 jaar na het verlopen van deze verplichting door ons verwijderd.
De bovenstaande termijn geldt, tenzij er voor ons verdere wettelijke verplichtingen bestaan, om de gegevens langer te bewaren en/of beschikbaar te houden.
Rechten
Wil jij je gegevens inzien, aanpassen of verwijderen? Je hebt altijd het recht jouw toestemming voor het verwerken van je gegevens in te trekken, waarna wij je gegevens niet meer zullen verwerken. Het intrekken van deze toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van onze gegevensverwerking op basis van jouw toestemming, die plaatsvond vóór deze intrekking.
Je hebt ook recht op inzage in jouw persoonsgegevens en het recht om jouw persoonsgegevens te rectificeren. Als je wil weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, dan kun je een schriftelijk inzageverzoek doen. Mochten jouw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn, dan kun je ons schriftelijk verzoeken om jouw gegevens te wijzigen en/of aan te vullen.
Daarnaast heb je recht op het wissen van jouw persoonsgegevens, op het beperken van de verwerking en om tegen de verwerking bezwaar te maken. Bovendien heb je recht op het overdragen van, of het overdraagbaar maken van jouw gegevens. Ook hiervoor kun je een schriftelijk verzoek indienen.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart.
Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar sowieso binnen 3 weken, op jouw verzoek. Onder schriftelijk bedoelen we ook een e-mail. Je verzoek kun je aan ons e-mailen via info@bijlesacademie.nl.
Wijzigingen
Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. De wijzigingen treden in werking op het aangekondigde tijdstip van inwerkingtreding.
